„Mehrkostenforderungen gehören zum Alltag auf Baustellen. Trotzdem werden berechtigte Ansprüche häufig unnötig geschwächt. Nicht immer liegt das Problem beim Vertrag oder beim Auftraggeber“, Andreas Kropik, Andreas Kropik, emeritierter Professor für Bauwirtschaft und Baumanagement an der TU Wien, beschäftigt sich seit Jahrzehnten mit Bauverträgen, Kalkulation und Nachtragsmanagement. Zum Thema Mehrkostenforderungen hat er vor kurzem auch ein Buch verfasst. Sein Urteil: „Oft macht der Auftragnehmer selbst Fehler bei Begründung, Dokumentation, Kommunikation oder Berechnung.“
Acht Fehler begegnen ihm in der Praxis immer wieder:
Fehler 1: Erst rechnen, dann begründen
Ein häufiger Zugang lautet, dass aus Sicht des Auftragnehmers Mehrkosten entstanden seien und diese daher zu vergüten wären. Damit wird die Reihenfolge auf den Kopf gestellt. Eine Mehrkostenforderung beginnt nicht mit einer Berechnung. Zunächst muss geklärt werden, was vereinbart war, was davon abweicht, wem die Abweichung zuzurechnen ist und welche wirtschaftlichen Auswirkungen sie tatsächlich verursacht hat. Ein subjektiv festgestellter Mehraufwand begründet für sich allein noch keinen Anspruch.
Fehler 2: Das Bau-Soll wird nicht ausreichend bestimmt
„Wir mussten anders oder mehr leisten als vorgesehen“ reicht als Begründung nicht. Verglichen werden muss die tatsächlich erforderliche Leistungserbringung mit der vertraglich geschuldeten Leistung einschließlich der vereinbarten Umstände der Leistungserbringung. Relevant können daher nicht nur Mengen oder technische Änderungen sein, sondern auch Bauablauf, Leistungsfrist, Planlieferungen, Vorleistungen, Zugänglichkeit oder andere Ausführungsbedingungen. Wer das Bau-Soll nicht konkret darstellen kann, kann auch die Abweichung davon nur schwer überzeugend begründen.
Fehler 3: Abweichungen werden beschrieben, ihre Auswirkungen aber nicht
Nicht jede Abweichung vom Vereinbarten führt zu einer Behinderung und nicht jede Abweichung verursacht Mehrkosten. Ein Plan kann beispielsweise später als vorgesehen geliefert werden und trotzdem noch rechtzeitig für die Ausführung vorliegen. Dann besteht zwar eine Abweichung vom vorgesehenen Ablauf, aber noch keine Behinderung der Leistungserbringung. Erst wenn sich die Abweichung tatsächlich auf die Ausführung auswirkt, wird sie wirtschaftlich relevant.
Eine bloße Aufzählung verspäteter Pläne, geänderter Vorgaben oder anderer Ereignisse reicht daher nicht. Entscheidend ist, welche konkrete Auswirkung eingetreten ist. Welche Arbeiten waren betroffen, welche Mitarbeiter oder Geräte konnten nicht wie vorgesehen eingesetzt werden und welche Folgen ergaben sich für den weiteren Bauablauf.
Fehler 4: Ursache und Mehrkosten werden nur behauptet
Auf Baustellen wirken häufig mehrere Ereignisse gleichzeitig. Leistungsänderungen, verspätete Vorleistungen, eigene Verzögerungen oder Probleme von Subunternehmern können sich überschneiden. Dann genügt die Aussage nicht, eine bestimmte Störung habe beispielsweise 500 zusätzliche Stunden verursacht. Es muss nachvollziehbar werden, warum gerade diese Mehrstunden auf gerade dieses Ereignis zurückzuführen sind. Je komplexer der Bauablauf, desto wichtiger ist eine schlüssige Ursache-Wirkungs-Kette.
Fehler 5: Jede Abweichung der Ist-Kosten wird dem Auftraggeber zugerechnet
Dass die tatsächlichen Kosten höher sind als kalkuliert, bedeutet nicht automatisch, dass der Auftraggeber die Differenz zu vergüten hat. Eigene Kalkulationsfehler, eine geringer als erwartete Produktivität, interne Organisationsprobleme oder selbst verursachte Verzögerungen bleiben grundsätzlich Sache des Auftragnehmers. Auch ein Soll-Ist-Vergleich der Stunden kann nur Teil eines Nachweises sein. Er erklärt noch nicht, wodurch die Abweichung entstanden ist.
Fehler 6: Die Preisgrundlagen des Vertrags werden verlassen
Bei Mehrkosten wird häufig mit aktuellen Kosten, neuen Lieferantenangeboten oder neu angesetzten Zuschlägen gerechnet. Das ist nicht ohne Weiteres zulässig. Bei der Preisfortschreibung ist grundsätzlich an den Preisgrundlagen und Preisermittlungsgrundlagen des Vertrags anzuknüpfen. Vergleichbare vorhandene Preisgrundlagen dürfen nicht einfach ignoriert werden. Eine Mehrkostenforderung ist keine Neukalkulation des gesamten Auftrags.
Fehler 7: Zu spät und zu wenig kommunizieren
Viele Probleme entstehen lange vor der eigentlichen Mehrkostenforderung. Eine Leistungsänderung wird ausgeführt, ohne ihre Folgen ausreichend anzusprechen. Eine drohende Störung wird erkannt, aber nicht rechtzeitig kommuniziert. Der tatsächliche Bauablauf entfernt sich vom vereinbarten Ablauf, ohne dass die Auswirkungen dokumentiert und angezeigt werden. Monate später lässt sich vieles nur mehr schwer rekonstruieren. Professionelles Nachtragsmanagement beginnt daher nicht mit dem Schreiben der Forderung, sondern sobald eine relevante Abweichung erkannt wird.
Fehler 8: Unwissen über Ansprüche, Nachweise und Möglichkeiten
Der vielleicht grundlegendste Fehler ist fehlendes Wissen darüber, welche Rechte und Handlungsmöglichkeiten bestehen und was für deren Durchsetzung erforderlich ist. Möglichkeiten werden in der Praxis oft gar nicht erkannt oder zu spät genutzt. Eine Leistungsabweichung wird hingenommen, obwohl eine Anpassung von Entgelt oder Leistungsfrist in Betracht kommen könnte. Bei einer Behinderung werden nur die unmittelbar sichtbaren Mehrkosten betrachtet, während Sekundärfolgen, Auswirkungen auf Produktivität oder Bauzeit und weitere wirtschaftliche Folgen unbeachtet bleiben. Auch geeignete Berechnungswege sind nicht immer bekannt.
Ebenso wichtig ist das Wissen, wie ein Anspruch abzusichern ist. Dazu gehören rechtzeitige Kommunikation, Dokumentation, Kausalitätsnachweis und eine methodisch richtige Berechnung. Wer seine Möglichkeiten nicht kennt, kann sie auch nicht rechtzeitig nutzen.
Hier setzt Kropiks Fachbuch „(Keine) Mehrkostenforderungen beim Bauvertrag“ an. Ergänzende KI-Anwendungen erleichtern die gezielte Recherche und können ausgehend von der Beschreibung eines konkreten Problems helfen, relevante Zusammenhänge und Lösungswege rascher zu erkennen und auszuarbeiten. Weitere Informationen: kropik.univ-prof-kropik.chatgpt.site