Richtig kommunizieren in der Corona-Krise

Covid-19
16.03.2020

 

Was tun, wenn in Ihren Unternehmen Corona(-Verdachts-)Fälle auftreten? Mit dem Kommunikationsleitfaden der Krisenexperten der Kommunikationsagentur ikp sind Sie gut gerüstet.

Die richtige Kommunikation für den Fall des Falles.

Die richtige Kommunikation für den Fall des Falles.

Dringend zu klären/ vorzubereiten:

  • Krisenstab definieren (Verantwortliche plus Vertreter bestimmen: Geschäftsleitung, HR, Kommunikation, IT, Logistik, Produktion, Infrastruktur etc. – die Krise kann dauern, ebenso (externe) Experten samt Vertreter miteinbeziehen (Anwalt, Mediziner?) > Kontaktdaten beschaffen.
  • Interne Kommunikation: Informationsverantwortlichkeiten, den -ablauf (Informationsketten) und evtl. -zyklen definieren, Intranet, Handouts, Aushänge in der Produktion (mehrsprachig?). Generell gilt: intern vor extern informieren.
    • Interne Anweisung für die Belegschaft(en): Handeln im Verdachts-/Infektionsfall: Ruhe bewahren, (Verdachts-)Fall melden/1450 rufen, nach Hause/in Isolation begeben, Auskünfte nach extern nur gemäß der Sprachregelung
    • Hotline: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen): An wen wenden sich die Mitarbeitenden bei Fragen?
  • Externe Kommunikation:
    • Sprecher des Unternehmesn: Wer gibt Auskunft bei Medienanfragen (eine Person pro Standort in Europa?) Wichtig: keine Mutmaßungen, keine emotionalen Ausbrüche, nur Fakten, Verweis auf spätere Auskunft aufgrund zu wenig Information ist ok.
    • Fragen und Antworten-Papier (Q & A) für Medienanfragen: W-Fragen: Wer-Wann-Was-Wo-Warum? Zum Beispiel: Was ist passiert/Stand, was wurde unternommen (Hygiene-/ Gesundheitsmaßnahmen)? etc. > Bereitstellung via Intranet in vollem Umfang nur an Auskunftgebende, in kürzerer Form evtl. an Mitarbeitende/auf Website
  • Sprachregelung für Mitarbeiter/Telefonzentrale bei Medienanfragen bzw. Anfragen von Kunden, Partnern, Mitarbeiter etc. An wen sollen sie bei externen Anfragen weiterverweisen?
  • Hotline extern: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)
  • Textbausteine: Prüfung und laufende Anpassung der ersten Textbausteine, Textbausteine ins Intranet und auf die Website stellen (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)
  • Medienbeobachtung inkl. Social Media: Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen, Informationsweitergabe und -zyklen definieren

Sprachregelungen

  • Szenarien fertigdenken und entsprechende Sprachregelungen definieren (mit welchen Fragen ist hier zu rechnen?):
    • Infektions-/-verdachtsfall / Quarantäne
    • Abteilungs-/ Produktions-/Standortschließung
    • Unterbrechung von Lieferketten, Einschränkungen in der Produktion
    • Umsatzeinbrüche im Markt X etc.
  • Anpassung der Sprachregelungen an die verschiedenen Zielgruppen:
    • Mitarbeitende
    • andere Standorte
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Anrainer etc.
  • Checkliste der zu Informierenden anlegen
    • Betriebsarzt, Land Vorarlberg, Familien der Mitarbeitenden (Daten vorhanden) usw.
Branchen
Metall