Arbeitsleistungen, eingesetzte Materialien und technische Details direkt beim Einsatz erfassen: Dafür hat Tooltime die App Echo entwickelt. Die Anwendung nutzt künstliche Intelligenz (KI), um gesprochene Angaben und Fotos in strukturierte Arbeitsberichte zu übertragen. Nach Angaben des Unternehmens soll das den Aufwand auf der Baustelle und bei der anschließenden Bearbeitung im Büro reduzieren.
Beschäftigte sprechen ihre Angaben während der Arbeit ein und ergänzen bei Bedarf Fotos. Die Software erstellt daraus einen Bericht mit Leistungsbeschreibungen, einer Materialübersicht und Bildern samt Bildunterschriften. Laut Anbieter berücksichtigt die KI dabei auch den Kontext und verarbeitet unvollständige Aussagen oder Gedankensprünge. Der Bericht lässt sich anschließend prüfen, bearbeiten und von der Kundschaft direkt auf dem Display unterschreiben.
Dokumentieren in mehr als 30 Sprachen
Echo unterstützt Spracheingaben in mehr als 30 Sprachen. Die daraus erstellten Arbeitsberichte werden auf Deutsch oder Englisch ausgegeben. Damit richtet sich die Anwendung auch an Betriebe mit internationalen Teams: Beschäftigte können in ihrer vertrauten Sprache dokumentieren, während dem Büro die Berichte in einer einheitlichen Sprache vorliegen.
„Niemand wird Handwerker, um abends am Küchentisch Formulare auszufüllen – erst recht nicht in einer Fremdsprache“, sagt Marcel Mansfeld, CEO des Softwareanbieters Tooltime in Berlin. Das Unternehmen sieht in der mehrsprachigen Erfassung eine Möglichkeit, Kommunikationshürden bei der Dokumentation abzubauen.
Auftragsdaten als Grundlage für die Abrechnung
Die App greift auf Auftragsdaten zurück, die bereits im Büro angelegt wurden. Im Außendienst stehen damit unter anderem Tagestermine, offene Dokumentationen, Kontaktdaten und die Navigation zum Einsatzort zur Verfügung. Bereits kalkulierte Leistungspositionen werden laut Tooltime automatisch in den Berichtsentwurf übernommen.
Weichen die tatsächlich ausgeführten Arbeiten oder der Materialverbrauch von der Planung ab, lassen sich die Angaben manuell oder durch weitere Spracheingaben ergänzen und anpassen. Nach Prüfung, Kundenunterschrift und digitaler Freigabe wird der Arbeitsbericht mit der Webanwendung von Tooltime synchronisiert. Erfasste Leistungen, Materialien und Fotos stehen dem Büro anschließend für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Das soll Rückfragen und manuelle Nacherfassung verringern.
Echo ergänzt die KI-Funktionen des Anbieters. Im Sommer hatte Tooltime bereits einen KI-Telefonassistenten für das Büro vorgestellt. Die neue App ist laut Unternehmen im App Store und bei Google Play in der gesamten Europäischen Union sowie in der Ukraine verfügbar.