Der Umgang mit Mehrkosten und der Nachweisführung

Zeit kostet Geld! Keine Zeit kostet noch mehr Geld!

Auf das Bauwesen übertragen, bedeutet dies, dass Projekte mit zu kurzen Projektvorlaufzeiten und Bauzeiten in der Endabrechnung mehr Geld kosten, als im Vertrag ursprünglich vereinbart bzw. vorgesehen war. Die Differenz wird durch Mehrkosten, aufgrund diverser möglicher Leistungsabweichungen, verursacht. Wenn die Bauzeit zu knapp bemessen ist, leidet darunter auch die Bauwerksqualität und in der Regel steigen damit auch die Gewährleistungsfälle.

Treten Leistungsabweichungen auf, spielt der Faktor Zeit dabei meist eine wesentliche Rolle. Ab wann waren die Leistungsabweichungen erkennbar und wer hätte diese wann erkennen müssen? Alleine die Kenntnisse über spezifische Leistungsabweichungen reichen dabei nicht aus. Es sind auch tiefgehende Erkenntnisse über die baubetrieblichen und bauwirtschaftlich vernetzten Konsequenzen sowie über bauvertragliche Auswirkungen und die Regelungen zur Preisfortschreibung im Sinne der Werthaltigkeit erforderlich.

Bauprojekte brauchen ausreichende (dem Schwierigkeitsgrad des Projekts entsprechende) Vorbereitungs- und Realisierungszeiten, um die gesetzten Ziele aller Projektbeteiligten zu erfüllen. Die Beurteilung der Auskömmlichkeit hängt somit unmittelbar von der Komplexität des Bauobjekts und den Rahmenbedingungen ab.

Für alle Ermittlungen (Schätzungen, Berechnungen, Entscheidungen etc.) innerhalb der unterschiedlichen Projektphasen eines Bauprojekts ist die Analyse und Bewertung des Produktionssystems (Abbildung 1: Produktionssystem im Baubetrieb) von entscheidender Bedeutung. Alle Projektbeteiligten sollten sich mit den Prozessen intensiv auseinandersetzen, um eine hohe Prognose- und Umsetzungsqualität zu erzielen. Das Erreichen einer hohen Projektmanagement-, Planungs- und Ausschreibungsreife erfordert für Bauprojekte einen entsprechenden Aufwand an Zeit und Geld. Eine hohe Planungsqualität beeinflusst direkt die Ausschreibungsqualität und bestimmt die erzielbare Planungs- und Ausschreibungsreife. Diese bildet wiederum die Basis für die Angebotskalkulationen und hat wesentlichen Einfluss auf die Kalkulationsrisiken für die Bieter.

Sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer führen dann während der Realisierung laufend SOLL-IST-Vergleiche durch, um den Projektfortschritt zu kontrollieren und korrigierend eingreifen zu können. In diesem Zusammenhang ist der Einsatz von Trendanalysen zielführend, da – aufbauend auf projektspezifischen Daten – eine Vorausberechnung (Prognose) der bis zu einem gewissen Betrachtungshorizont zu erwartenden Entwicklungen durchgeführt werden kann. Trendanalysen können dabei z.B. für Leitmengen, Leistungswerte, Kosten oder Lohnstunden gemacht werden. Der Vorteil von zeitnahen SOLL-IST- bzw. SOLL-SOLLTE-IST-Vergleichen liegt darin, Abweichungen frühzeitig erkennen zu können. Dadurch erfolgt eine rasche Rückkopplung auf Störungen und es können optimale Voraussetzungen für eine proaktive Prozesssteuerung gewährleistet werden.

Treten Bauablaufstörungen auf, ist zunächst die vertragliche Risikoverteilung zu prüfen, wer die Konsequenzen eines höheren Entgelts und/oder einer längeren Bauzeit zu tragen hat. Neben der Ursachenergründung und -zuordnung ist in weiterer Folge zu ermitteln, welche Wirkungen daraus entstanden sind bzw. ob sich daraus Produktivitätsverluste ergeben haben. Diese Handlungen zielen alle auf die Thematik der Glaubhaftigkeit ab.

Folgende wesentliche Ansprüche an die Glaubhaftigkeit bei Bauablaufstörungen und in weiterer Folge zu den Mehrkostenforderungen sind zu erfüllen:

• Kausalität,
• Plausibilität,
• Glaubwürdigkeit,
• Angemessenheit,
• Korrelation,
• Wahrscheinlichkeit und
• Remanenz.

Die Nachweisführung ist mit dem Dilemma konfrontiert, dass sie einerseits (möglichst) lückenlos erfolgen und andererseits geringe Kosten verursachen soll. Hierzu herrscht derzeit ein großer Widerspruch. Nachweisführungen durch Arbeitsstudien sind beispielsweise sehr genau und bilden eine ausgesprochen gute Basis. Das Problem sind aber die hohen Kosten für die Dokumentation und der Umstand, dass im Vorhinein nicht bekannt ist, welche Leistungen bzw. Leistungsabweichungen oder Störungen so genau dokumentiert werden müssen oder sollen, um berechtigte Mehrkosten durchsetzen zu können (Bereich AN) bzw. unberechtigte Mehrkosten abwehren zu können (Bereich AG). Trotz dieser genauen Arbeitsstudien können die Voraussetzungen für ein lückenloses Monitoring des Produktionsprozesses (insbesondere der Wechselwirkungen zwischen den Bauwerks- und Produktionsbedingungen sowie Produktionsprozessen) nicht geschaffen werden.

Abhilfe könnten dabei vorab festgelegte Vereinbarungen schaffen, wann und über welchen Zeitraum sowie in welchem Ausmaß zusätzliche Dokumentationsmaßnahmen (Wie?) und zu welchem Zweck (Warum?) erforderlich sind. Werden vom AG Vorgaben zur Nachweisführung definiert, kann sich dies für beide Seiten als positiv darstellen, da der AN weiß, in welcher Art und in welchem Umfang er dokumentieren muss und der AG möglichst einheitliche Unterlagen zur Prüfung von Forderungen erhält. Im Sinne einer partnerschaftlichen Projektabwicklung ist dabei möglichst vor Baubeginn eine entsprechende Übereinkunft zu treffen, um im Anlassfall auf klare „Spielregeln“ für die Nachweisführung zugreifen zu können. Weiters muss geklärt werden, wer für die Datenerhebungen und Informationsgenerierung verantwortlich ist und in welchen Bauausführungsphasen die Untersuchungen durchzuführen sind. Die W-Fragen der Nachweisführung bzw. Dokumentation zeigen in der nachfolgenden Abbildung 2, wie komplex sich dieses Thema darstellt.

Damit zeigt sich, dass nicht nur alleine auf die Frage nach der Art der Nachweisführung, sondern auch auf jene nach dem Umfang abgezielt werden muss. Zusätzlich spielt auch die zeitliche Remanenz (also der Abstand zwischen Eintritt der Leistungsabweichung und der Anmeldung von Forderungen) eine entscheidende Rolle dabei, Forderungen glaubhaft zu machen (zumindest dem Grunde nach).

Bei Leistungsabweichungen in der Bauausführung stellt sich damit die wichtige Frage, wie die Nachweisführung bei entsprechenden Mehr- bzw. Minderkostenforderungen gelingen kann. Entscheidend könnte sein, wie sich die Art und der Umfang der Nachweisführung bereits in die Leistungsbeschreibung integrieren lassen. Welche Anforderungen an die Nachweisführung werden von öffentlichen Auftraggebern gestellt? Welche Arten der Nachweisführung gibt es aus baubetrieblicher und bauwirtschaftlicher Sicht und wie stellen sich diese auch im internationalen Vergleich dar? Wo liegen die Grenzen der Nachweisführung und wie gelingt eine lückenlose Dokumentation in der Baupraxis? Wie wirken sich geänderte und zusätzliche Leistungen auf die Bauzeit aus? Welche Arten von Kausalitäten gibt es und welche Bedeutung haben diese bei der Nachweisführung aus rechtlicher Perspektive? Welche Rolle nimmt der Einzelnachweis bei Leistungsabweichungen bei ÖNormen- und ABGB-Verträgen ein?

Diese und andere Fragen hat das Institut für Baubetrieb und Bauwirtschaft der TU Graz zum Anlass genommen, um im Rahmen des 19. Grazer Baubetriebs- und Bauwirtschaftssymposiums die zum Teil kontroversen Ansätze und Meinungen zum Thema „Nachweisführung bei Mehr- bzw. Minderkostenforderungen“ zur Diskussion zu stellen.

Autoren: Prof. Christian Hofstadler und Dr. Markus Kummer