Softwarelösung

Digitale Dokumentation – Instrument mit Beweiskraft

Dokumentation
22.02.2022

Die anfallende Formularflut und die hohen Anforderungen von Auftraggeber*innen fordern Unternehmer*innen täglich. Softwarelösungen für digitale, mobile Dokumentation verbinden das Büro mit der Baustelle und geben Sicherheit.
Softwarelösungen für digitale, mobile Dokumentation verbinden das Büro mit der Baustelle und geben Sicherheit.

Ordnungsgemäße Dokumentation wird immer mehr zur Voraussetzung für den modernen Handwerksbetrieb. Als Leistungsnachweis für den/die Auftraggeber*in, als Nachweis von Zusatzleistungen und Materialverbrauch für den ausführenden Betrieb und für die Sicherheit des eigenen Unternehmens und deren Mitarbeiter*innen.
In der Praxis sieht Dokumentation – gut gemeint – oft so aus: Eine WhatsApp-Nachricht oder Bilder, die über einen Nachrichtendienst verschickt werden, möglicherweise sogar über das Privathandy des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin. Das ist juristisch allerdings äußerst bedenklich und gibt im Fall des Falles wenig Sicherheit.

Das Tagesgeschäft ist (noch) analog

Digitalisierung ist nach wie vor ein Stiefkind im Handwerk. Nicht, weil sie grundsätzlich abgelehnt wird, sondern weil die Digitalisierung außerhalb des Büros einfach aufhört. Es folgt der Button "Drucken" und/oder das altgediente Klemmbrett mit den Dreifach-Durchschlägen.
Das ist die Realität: Oft werden nach wie vor analoge Papiervorlagen und externe Bilddaten verwendet, die mühsam im Büro zusammengetragen, Fotos zugeordnet, gescannt, Berichte getippt und abgelegt werden. Echte Dokumentation kommt hier zu kurz – denn irgendetwas fehlt immer. Und schließlich ist der Monteur keine Schreibkraft, hat wenig Zeit, möchte sich auf seine Arbeit konzentrieren und eilt schon zum nächsten Termin. 

Wer sich jetzt angesprochen fühlt, könnte sich folgende Fragen stellen:

  • Sind die Prozesse im Unternehmen noch zeitgemäß?
  • Ist die Software im Betrieb veraltet und wird gar nicht mehr weiterentwickelt?
  • Wie kann man die Monteur*innen entlasten und trotzdem ordentliche Dokumentation einfordern?
  • Welche Lösungen bieten Softwareunternehmen an?
  • Wie hält man die vielen Angebote von Anbietern wie Zeiterfassung, mobile Lösungen etc. auseinander?

Unternehmer wollen eine Lösung für die 'Zettelwirtschaft'. Eine agile App mit einfacher Bedieneroberfläche und hohem Nutzen für den Anwender im Außendienst und die Kolleginnen und Kollegen im Büro.

Ursula Haimberger, Geschäftsführerin dataPad GmbH

Digitale Dokumentation schafft Entlastung und Sicherheit

Ursula Haimberger, Geschäftsführerin des Softwareunternehmens dataPad GmbH aus Klosterneuburg bei Wien, kennt diese Fragen ihrer Kund*innen: "Unternehmer wollen eine Lösung für die 'Zettelwirtschaft'. Eine agile App mit einfacher Bedieneroberfläche und hohem Nutzen für den Anwender im Außendienst und die Kolleginnen und Kollegen im Büro. Und das zu einem attraktiven Preis, damit es sich im betrieblichen Ablauf sofort rechnet". Mit diesen Wünschen und Anforderungen hat sich das Team von dataPad vor drei Jahren auf mobile Dokumentation und digitale Formulare per App spezialisiert. Mit Bildern und Unterschrift, alles in einem Akt. Inklusive Anbindung an bestehende Systeme, damit der Datentransport gewährleistet ist.
"Da wir aus dem Bereich Immobilienmanagement kommen und Hausverwaltungen sowie Genossenschaften die dataPad-App für sämtliche Aufzeichnungen im Außendienst verwenden, wurden wir bald mit dem Anliegen angesprochen, dass diese digitale Dokumentation auch perfekt für Handwerker wäre", erzählt sie.
Gemeinsam mit interessierten Unternehmern, wie zum Beispiel Martin Mager von Mager Glas in Wien, hat man die Abläufe in einem Handwerksbetrieb analysiert und dataPad weiterentwickelt. Glasermeister Martin Mager ist inzwischen überzeugter Nutzer mobiler, digitaler Dokumentation: "Vorausgefüllte Aufträge, Berichte, Protokolle in digitaler Form machen den Dokumentationsaufwand auf der Baustelle oder bei Montage, Wartungs- und Instandhaltungsarbeiten um ein Vielfaches leichter und sicherer. Gleichzeitig profitieren die Kolleginnen und Kollegen im Büro und es können mehr Aufträge abgearbeitet werden. Die Dokumentation wird vollständig und nachvollziehbar, der Zeitaufwand um 40 Prozent geringer, und die Auftraggeber sind zufrieden".

Auf der sicheren Seite

"Mit der richtigen Softwarelösung ist es einfach, den Teams im Außendienst das Dokumentieren zu erleichtern und dem Unternehmer die Sicherheit zu geben, dass ordnungsgemäß dokumentiert wird und sich damit das unternehmerische Risiko minimieren lässt", sagt Ursula Haimberger.
Digitale Dokumentation schafft analoge Sicherheit: bei Reklamationen, Mängelrügen, nicht gerechtfertigt angelasteten Beschädigungen, notwendigen Aufzeichnungen für die Betriebshaftpflichtversicherung oder für Rechtsstreitigkeiten.
"Ist die Dokumentation vollständig mit dem korrekten Kundenstammdatensatz, der erbrachten Leistung, dem Materialverbrauch, den angeführten Arbeitsstunden und Anfahrt mitsamt Bilddokumentation, Unterschrift und Datum geschlossen in einem Akt, sofort abrufbar und griffbereit vorhanden, lässt sich das unternehmerische Risiko um ein Vielfaches reduzieren und die Unternehmerin, der Unternehmer ist auf der sicheren Seite", fasst Ursula Haimberger die Vorteile der digitalen Dokumentation zusammen.

Rechtstipps

von Rechtsanwalt DI Dr. Siegfried Kaiblinger
www.kaiblinger.eu

  • Nachhaltige Dokumentationen (Bilder kombiniert mit Textbeschreibungen) während der Erbringung von Leistungen schaffen belastbare Beweismittel, die bei späteren Streitigkeiten oft nicht mehr nachgeholt werden können. Dabei stellen genau diese die entscheidenden Beweise bei Mängeldiskussionen, aber auch in Verfahren vor Behörden und Gerichten dar.
  • Die Anbringung von eindeutigen Zeitstempeln kombiniert mit textlichen Beschreibungen stärkt die eigene Position bei der Klärung von technisch strittigen Sachverhalten enorm.
  • Ein weiterer Tipp ist hier bei der Bilddokumentation, beispielsweise bei Glasarbeiten, an den relevanten Positionen ein Maßband anzulegen, um die tatsächlichen Dimensionen (Fugenbreiten, Abstände, etc.) eindeutig festzuhalten, wodurch oft kostspielige weitere Sachverständigenkosten vermieden werden können.

Versicherungstipps

von Stefan Harlander, D.A.S. Rechtsschutzversicherungs AG Österreich

  • Für den Versicherer, und hier besonders im Bereich der gewerblichen Absicherung, ist die schlüssige und reibungsfreie Dokumentation oft entscheidend für Aufarbeitung, Beurteilung und Abdeckung des Schadenfalles.
  • Darüberhinaus hilft eine sorgfältige Dokumentation in der Prävention von Schadensfällen, da sie dem Unternehmer/der Unternehmerin erlaubt, einen Streit mit Lieferant*innen und/oder Kund*innen gar nicht erst entstehen zu lassen.
  • Dadurch entsteht ein großer Nutzen bei dem Unternehmer, der sich derart versorgt umso besser um sein Kerngeschäft kümmern kann. Natürlich auch bei der Rechtsschutzversicherung, die hier die Schadenquoten in einem moderaten Bereich halten kann und mittels dieser – im besten Fall digitalen Dokumentation aus einer Hand – viele Schadensfälle intern regeln kann und damit viel zeitlichen und organisatorischen Aufwand für die Unternehmerkunden spart.
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