So kommunizieren Sie richtig in der Corona-Krise

Dringend zu klären/ vorzubereiten:

• Krisenstab definieren (Verantwortliche plus Vertreter bestimmen: Geschäftsleitung, HR, Kommunikation, IT, Logistik, Produktion, Infrastruktur etc. – die Krise kann dauern, ebenso (externe) Experten samt Vertreter miteinbeziehen (Anwalt, Mediziner?) > Kontaktdaten beschaffen.

• Interne Kommunikation: Informationsverantwortlichkeiten, den -ablauf (Informationsketten) und evtl. -zyklen definieren, Intranet, Handouts, Aushänge in der Produktion (mehrsprachig?). Generell gilt: intern vor extern informieren.
  • Interne Anweisung für die Belegschaft(en): Handeln im Verdachts-/Infektionsfall: Ruhe bewahren, (Verdachts-)Fall melden/1450 rufen, nach Hause/in Isolation begeben, Auskünfte nach extern nur gemäß der Sprachregelung
  • Hotline: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen): An wen wenden sich die Mitarbeitenden bei Fragen?

• Externe Kommunikation:
  • Sprecher des Unternehmesn: Wer gibt Auskunft bei Medienanfragen (eine Person pro Standort in Europa?) Wichtig: keine Mutmaßungen, keine emotionalen Ausbrüche, nur Fakten, Verweis auf spätere Auskunft aufgrund zu wenig Information ist ok.
  • Fragen und Antworten-Papier (Q & A) für Medienanfragen: W-Fragen: Wer-Wann-Was-Wo-Warum? Zum Beispiel: Was ist passiert/Stand, was wurde unternommen (Hygiene-/ Gesundheitsmaßnahmen)? etc. > Bereitstellung via Intranet in vollem Umfang nur an Auskunftgebende, in kürzerer Form evtl. an Mitarbeitende/auf Website

• Sprachregelung für Mitarbeiter/Telefonzentrale bei Medienanfragen bzw. Anfragen von Kunden, Partnern, Mitarbeiter etc. An wen sollen sie bei externen Anfragen weiterverweisen?

• Hotline extern: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)

• Textbausteine: Prüfung und laufende Anpassung der ersten Textbausteine, Textbausteine ins Intranet und auf die Website stellen (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)

• Medienbeobachtung inkl. Social Media: Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen, Informationsweitergabe und -zyklen definieren

Sprachregelungen

• Szenarien fertigdenken und entsprechende Sprachregelungen definieren (mit welchen Fragen ist hier zu rechnen?):
  • Infektions-/-verdachtsfall / Quarantäne
  • Abteilungs-/ Produktions-/Standortschließung
  • Unterbrechung von Lieferketten, Einschränkungen in der Produktion
  • Umsatzeinbrüche im Markt X etc.
     
• Anpassung der Sprachregelungen an die verschiedenen Zielgruppen:
  • Mitarbeitende
  • andere Standorte
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Anrainer etc.
     
• Checkliste der zu Informierenden anlegen
  • Betriebsarzt, Familien der Mitarbeitenden (Daten vorhanden) usw.