Akquise mit KI

„Der Wettbewerb in der Baubranche verschiebt sich zunehmend in die Phase vor der Ausschreibung.“  Isabell Claus, Geschäftsführerin des KI-Technologieunternehmens thinkers.ai, beschreibt einen Trend, den der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Bauwirtschaft vorantreibt: Immer mehr Unternehmen setzen auf KI, um frühzeitig mögliche Bauvorhaben zu erkennen und damit ihre zukünftige Auftragslage zu steuern. Statt sich wie bisher auf Ausschreibungen, Netzwerke oder Zufallsfunde zu verlassen, nutzen Unternehmen zunehmend datenbasierte Systeme, die neue Projektchancen oft Monate oder Jahre im Voraus aufspüren“, so Claus.

thinkers.ai betreibt Standorte in Wien und Berlin. Claus entwickelt mit ihrem Team Tools, die speziell Unternehmen aus der Baubranche dabei helfen, künftige Projekte frühzeitig zu identifizieren – oft Monate oder sogar Jahre bevor eine offizielle Ausschreibung stattfindet. Claus: „Die dadurch gewonnene Vorlaufzeit ermöglicht es den Kund*innen, sich frühzeitig beim Auftraggeber zu positionieren, relevante Kontakte zu knüpfen oder maßgeschneiderte Angebote vorzubereiten.“

Im Zentrum der Dienstleistung steht die Kombination aus KI, Datenanalyse und Branchenverständnis. „Mindestens 50 Prozent der Arbeit von Vertriebsmitarbeitenden bestand bislang darin, überhaupt erst herauszufinden, wann und wo ein Projekt entsteht – und wer die richtige Ansprechperson ist“, sagt Claus. Genau dort setzt thinkers.ai an: durch den systematischen Zugriff auf öffentlich zugängliche Datenquellen wie regionale Nachrichtenportale, Unternehmenswebsites, kommunale Haushaltspläne oder Sitzungsprotokolle von Gemeinderäten. Viele dieser Quellen waren bislang in der Praxis kaum nutzbar, da der manuelle Analyseaufwand zu hoch war. Die KI von thinkers.ai kann diese Informationen jedoch strukturieren, analysieren und zielgerichtet in verwertbare Informationen umwandeln.

Die Umsetzung erfolgt in drei Schritten. Zunächst werden die relevanten Datenquellen identifiziert, aufbereitet und laufend aktualisiert. Dabei spielt Aktualität eine zentrale Rolle: „Wenn etwas Neues passiert, wollen wir das innerhalb von 24 Stunden analysiert haben“, erklärt Claus. Während generische KI-Systeme häufig mit veralteten Informationen arbeiten, setzt thinkers.ai auf eine gezielte Datenversorgung und eigene Validierung. Nur so könne die notwendige Qualität und Relevanz der gelieferten Projektinformationen gewährleistet werden.

Im zweiten Schritt erfolgt die Analyse. Dabei wird geprüft, ob ein Hinweis tatsächlich ein relevantes Bauprojekt betrifft und ob dieses für bestimmte Branchen von Bedeutung ist. Eine standardisierte Darstellung sorgt dafür, dass die Kunden die Informationen direkt weiterverwenden können – unabhängig davon, ob sie aus einem Gemeindebeschluss, einem Geschäftsbericht oder einer regionalen Nachricht stammen. „Wie heißt das Projekt? Wo ist es? Wer ist Auftraggeber*in? Wer ist Planer*in? Welcher Status? Welcher Umfang? Diese Angaben sind bei allen Projekten im gleichen Format verfügbar, was die Bearbeitung erheblich erleichtert“, erläutert Claus.

Schritt drei ist die Informationsbereitstellung – je nach Arbeitsweise des jeweiligen Unternehmens. Die Daten können per E-Mail-Alert verschickt oder direkt in bestehende CRM-Systeme integriert werden. Die Übergabe erfolgt über Schnittstellen und wird auf Wunsch an die internen Prozesse der Kund*innen angepasst. Dabei spielt es laut Claus „keine Rolle, ob es sich um einen kleinen Handwerksbetrieb handelt oder ein international agierendes Industrieunternehmen“.

Die Kosten für den Service sind abhängig vom Umfang der gelieferten Daten und dem geografischen Fokus. Kleine Betriebe, die sich auf einen Bezirk beschränken, zahlen ab 100 Euro monatlich. Für spezialisierte Anbieter mit hoher Relevanzdichte – etwa international tätige Produzenten von Rohrsystemen – kann das Abo bis zu 5.000 Euro im Monat kosten. Claus: „Der Preis richtet sich dabei nach der Anzahl relevanter Projekte und der gewünschten Branchentiefe.“

Die Kundinnen und Kunden dürften das Angebot von thinkers.ai schätzen. Das Geschäft wächst stark. „Die Zahl unserer Kunden wächst derzeit um 100 Prozent pro Monat“, berichtet Claus. Neue Kundinnen werden vor allem über Partner-Betriebe gewonnen. Darunter CRM-Anbieter, Telemarketing-Agenturen oder Vertriebsorganisationen aus dem Bausektor. Rund 50 größere Unternehmen sind an die Systeme angebunden – darunter Architekturbüros, Produkthersteller und Dienstleister entlang der gesamten Wertschöpfungskette im Bauwesen.

„Häufig hat ein Unternehmen das Problem, dass wenig Transparenz über den Markt besteht: Welche Regionen boomen, welche Gebäudetypen sind gefragt, wie entwickeln sich die Märkte?“, sagt Claus. Genau hier könne die KI einen entscheidenden Beitrag leisten – nicht nur durch Datenzugang, sondern durch aufbereitete, standardisierte Information, die direkt im Tagesgeschäft nutzbar sei.

Wie das Identifizieren von möglichen neuen Projekten in der Praxis funktioniert, schildert die KI-Expertin an einem Beispiel: „Ein Unternehmen schreibt im Geschäftsbericht, dass es plant, ein neues Headquarter zu bauen. Wir erfassen diese Information und stellen sie zur Verfügung – inklusive Ansprechpartner*innen, Projektdaten und technischer Anforderungen, soweit diese Informationen verfügbar sind.“

Bei der Ausschreibung kann thinkers.ai mit seiner KI ebenfalls helfen: Liegt eine Ausschreibung vor und sind alle benötigten Produkt- oder Dienstleistungskataloge digital verfügbar, kann das System automatisch einen ersten Angebotsentwurf generieren. Gerade im Bauwesen ist das laut Claus ein echter „Sweetspot“ für KI-Anwendungen, da viele Positionen komplex, aber standardisierbar seien. „Vertriebsmitarbeitende sparen dadurch wertvolle Zeit, die sie in die Kommunikation mit Kund*innen investieren können.“